Wenn Sie in einem Geschäft oder in einer Schule arbeiten und mit mehreren Kunden oder Projekten arbeiten müssen, ist ein ordnungsgemäßes Ablagesystem von entscheidender Bedeutung. Es gibt mehrere Methoden zum Ablegen von Papieren, aber letztendlich sollte Ihr System Ihren Anforderungen entsprechen. Der beste Weg, sich auf ein effizientes System vorzubereiten, besteht darin, sich ein paar Tage Zeit zu nehmen, um ausschließlich an der Organisation zu arbeiten.
Schritte
Methode 1 von 3: Vorbereitung auf ein neues Ablagesystem
Schritt 1. Sammeln Sie alle Ihre Materialien
Sie müssen alle Ihre Unterlagen zusammenstellen, bevor Sie versuchen, ein geeignetes System einzurichten. Gehen Sie alle Orte durch, an denen Sie möglicherweise Papierkram haben, und legen Sie sie alle auf einen Stapel. Nehmen Sie sich Zeit, um sicherzustellen, dass Sie alle aktiven und inaktiven Arbeiten, die Sie haben, ordnungsgemäß berücksichtigen können.
- Planen Sie im Voraus, indem Sie einen Tisch freimachen, um an Ihren Papieren zu arbeiten.
- Wenn Sie den Papierkram einer anderen Person in ein neues Ablagesystem einpassen, entfernen Sie alle Dokumente aus dem aktuellen System. Es wird für Sie besser sein, alle Dokumente zu bearbeiten und sich auf ein neues System vorzubereiten.
Schritt 2. Gehen Sie alle Dokumente durch
Dies ist der schwierige Teil des Prozesses, aber auch ein entscheidender Schritt, um sich zu organisieren. Trennen Sie alle Dateien nach ihrem Inhalt, z. B. Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen und Hypothekenzahlungen. Es mag mühsam erscheinen, aber gehen Sie jedes Dokument in Ihrem Stapel durch, um festzustellen, womit Sie arbeiten.
- Sie müssen nicht jedes Papier lesen, aber ein kurzer Überblick hilft Ihnen.
- Post-it-Notizen eignen sich gut, um wichtige Papiere zu markieren, von denen Sie wissen, dass Sie Zeit damit verbringen müssen.
Schritt 3. Stellen Sie Stapel auf
Wenn Sie damit beginnen, Ihren Papierkram zu sortieren, wäre es hilfreich, verwandte Papiere zusammenzuhalten. Sie könnten alle Papiere zum „Nickelback“-Kunden auf einen Stapel legen. Ein weiteres Beispiel ist, Ihre Arbeit nach Monaten zu stapeln.
- Ein Gefühl für die chronologische Reihenfolge kann für Ihre Ablageanforderungen nützlich sein.
- Setzen Sie Prioritäten, während Sie den Papierkram sortieren. Wenn Sie Papiere sehen, die besonders wichtig sind, legen Sie sie oben auf ihren jeweiligen Stapel.
Schritt 4. Reduzieren Sie nach Belieben
Ein weiterer Haufen, den Sie erstellen können, ist der Müllhaufen. Sie müssen keinen Stapel Ihrer Papiere wegwerfen, aber Sie sollten die unwichtigen Papiere von den anderen Stapeln trennen. Sie könnten sogar einen Stapel für verschiedene Papiere aufstellen, auf dem zufällige Papiere abgelegt werden könnten.
Wenn Sie zu 100 % sicher sind, dass Sie keinen Papierkram benötigen und keinen praktikablen Link zu einem anderen Dokument erstellen können, verwerfen Sie sie. Erkundigen Sie sich bei Ihren Vorgesetzten, ob Sie etwas wegwerfen dürfen, bevor Sie etwas durchziehen
Schritt 5. Verwenden Sie Manila-Ordner
Halten Sie sich die Dinge einfach, indem Sie billige Manila-Ordner verwenden. Dies schadet Ihrem Geld nicht und ermöglicht es Ihnen, jedes gewünschte Ablagesystem auszuführen. Sie können eine Packung Manila-Ordner in jedem Bürobedarfsgeschäft erhalten.
Schritt 6. Übertragen Sie Ihre Stapel
Verwenden Sie die Stapel, die Sie zuvor erstellt haben, als Leitfaden für Ihre Ordner. Stellen Sie sicher, dass auch der Inhalt jedes Ordners organisiert ist. Sie können den Inhalt einer Datei entweder nach der Wichtigkeit jedes Artikels oder nach Chronologie organisieren.
- Vermeiden Sie es, den Inhalt einer Datei nach dem Alphabet anzuordnen. Die alphabetische Organisation funktioniert effizienter beim Organisieren von Dateigruppen.
- Legen Sie die Manila-Ordner in einen Aktenschrank, während Sie die Ordner füllen.
Methode 2 von 3: Ein für Sie passendes System erstellen
Schritt 1. Verwenden Sie ein alphabetisches Ablagesystem
Ein alphabetisches Ablagesystem funktioniert gut, wenn Sie Namen von Personen, Kunden, Autoren, Namen von Filmen, Büchern usw. abrufen müssen. Vorausgesetzt, Sie verwenden Begriffe, die leicht abzurufen sind, ist ein alphabetisches Ablagesystem oft das am einfachsten zu verwendende System.
- Die beste Methode zum Ablegen und Abrufen von Dateien besteht darin, jede Datei mit einem Label zu versehen. Manila-Ordner verfügen über eine zusätzliche Registerkarte zum Beschriften von Dateien, die Ihren Abrufprozess erleichtert.
- Wenn Sie mit Kunden umgehen, ist es effizienter, nach Nachnamen zu alphabetisieren.
- Wenn Sie viele Dateien haben, sollten Sie Briefabschnitte erstellen, die Ihnen bei der Organisation helfen. Abschnittsteiler sind groß und enthalten nur einen Buchstaben. Sie können die Buchstaben auch paarweise wie „A-D“oder „F-K“aufteilen.
Schritt 2. Verwenden Sie eine thematische Reihenfolge
Wenn Sie in verschiedenen Fachgebieten arbeiten oder studieren, kann eine Fächer- oder Themenreihenfolge eine sehr nützliche Möglichkeit sein, Informationen abzurufen. Wenn Sie beispielsweise Jura studieren, können Sie die Themen Vertragsrecht, Verfassungsrecht, Deliktsrecht, Verwaltungsrecht, Völkerrecht usw.
- Der beste Weg, um aktuelle Informationen zu organisieren, sind Abschnittstrenner. Beschriften Sie Ihre Abschnittstrenner anhand des Inhalts, z. B. "Verwaltungsrecht".
- Dieses System funktioniert am besten, wenn Sie mehrere verschiedene Themen haben. Wenn nicht, bleiben ein oder zwei Trennwände und nicht viel von einem organisierten System übrig.
Schritt 3. Versuchen Sie die numerische Ablage
Diese Art von Ablagesystem ist ideal für Dateien, die Daten oder Zahlen enthalten. Wenn Sie beispielsweise Rechnungen, Quittungen, datierte Ereignisse usw. haben, kann das numerische System ein einfaches Wiederfinden des Systems ermöglichen. Sie können für diese Option auch die Kennzeichnung von Monat und Jahr in Betracht ziehen. Für diejenigen, die in einer Umgebung arbeiten, die Nummerierung für Dokumente wie medizinische Akten, Gesetzesdokumente, Gerichtsverfahren usw. verwendet, ist die Nummerierung eine nützliche Abrufmethode.
- Verwenden Sie dieses System nur, wenn Sie mit der Anzeige mehrerer Nummern vertraut sind und Informationen von diesen Nummern abrufen können.
- Markieren Sie auf den Ablageregisterkarten die Zahlen oder Daten und organisieren Sie sie nach dem nummerierten Wert. Beginnen Sie mit „1“und lassen Sie die folgenden Zahlen den Wert erhöhen.
- Wenn Sie mit Monaten einreichen, beginnen Sie mit Januar und bewegen Sie sich der Reihe nach bis Dezember. Sie profitieren von Abschnittstrennern für jeden Monat.
Schritt 4. Verwenden Sie die Farbcodierung
Dies eignet sich hervorragend für kreative Ablagen und ist besonders effektiv für diejenigen mit guter visueller Erinnerung. Es kann hilfreich sein, verschiedene Themen anhand der Farbcodierung zu verknüpfen. Sie können jede der oben genannten Techniken für die Ablage farblich codieren. Sie können auch eine Kombination von Organisationssystemen verwenden, indem Sie Farbcodes mit einem anderen System kombinieren.
- Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihrer etablierten Füllmethode Farbe hinzuzufügen, ist die Verwendung von Textmarkern. Sie können eine Vielzahl von Textmarkern in jedem Geschäft für Bürobedarf kaufen.
- Eine andere Möglichkeit, eine Farbcodierung zu implementieren, besteht darin, eine Vielzahl von farbigen Ordnern zu verwenden.
Schritt 5. Verwenden Sie ein Frequenzsystem
Dies funktioniert gut für Elemente, die Sie ständig verwenden, sollte jedoch kein eigenständiges System sein. Es muss von einem anderen System gespeist werden, zum Beispiel dem alphabetischen System. Fügen Sie die häufig verwendeten Informationen einem gruppierten Platz in Ihrem Ablagebereich hinzu, damit sie schnell wiederauffindbar sind, beispielsweise ganz vorne in einer Aktenschrankschublade.
Sie müssen aufpassen, dass Sie mit diesem System nicht unorganisiert werden. Das Projekt, an dem Sie gerade arbeiten, im Vordergrund zu behalten, garantiert nicht immer eine effiziente Organisation
Methode 3 von 3: Ein organisiertes System aufrechterhalten
Schritt 1. Papierkram sofort einreichen
Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihr Ablagesystem effizient funktioniert, besteht darin, Papier während der Verarbeitung abzulegen. Das Ablagesystem wird nicht funktionieren, wenn Sie Ablagepapiere aufschieben. Gewöhnen Sie sich an, Papiere abzulegen, auch Ihre Produktivität und Ihren Arbeitsablauf zu verbessern.
Schritt 2. Halten Sie Ihren Speicherplatz auf dem neuesten Stand
Alle paar Monate sollten Sie Ihr Ablagesystem durchgehen und eine kurze Überprüfung durchführen. Sie müssen nicht alle Ihre Papiere überprüfen, wie Sie es für die ursprüngliche Organisation getan haben. Überprüfen Sie alle Dateien und stellen Sie sicher, dass alles organisiert und an der richtigen Stelle ist.
Nach den ersten Monaten können Sie auch überlegen, ob das von Ihnen gewählte System für Sie funktioniert
Schritt 3. Räumen Sie Ihren Raum auf
Einmal im Jahr sollten Sie Ihren Arbeitsplatz größer reinigen. Möglicherweise haben Sie einige Dateien, die Sie regelmäßig verwenden, aber Sie sollten jetzt die anderen Dateien durchgehen, die Sie weniger verwenden. Öffnen Sie die Dateien, die Sie weniger verwenden, und lesen Sie alle Ihre Dokumente durch, um zu sehen, ob unnötiger Papierkram vorhanden ist.
Nehmen Sie alle Akten heraus und wischen Sie den Aktenschrank mit einem feuchten Waschlappen ab, um Staubablagerungen zu entfernen
Tipps
- Diese Grundsätze können auch für Computer- oder andere elektronische Archivierungsgruppierungen gelten.
- Verwenden Sie einen Index für Dateien, die nicht alphabetisch platziert sind. Diese sollte alphabetisch geordnet sein, damit Sie Ihre Dateien in beide Richtungen schnell finden können. Setzen Sie diesen Index an den Anfang der Datei.
- Beginnen Sie damit, Ihre Papierstapel zu bereinigen und zu sortieren und verwenden Sie Post-it-Notizen, um in Kategorien und dann Unterkategorien zu sortieren.
- Es ist nützlich, eine Datei für verschiedene Artikel zu haben, die nirgendwo anders reinpassen.
