Ein Memo oder Memorandum ist eine Nachricht, die auf ein bestimmtes Publikum zugeschnitten ist, um es über etwas zu informieren. Memos sind ein allgemeines Office-Dokument, das eine Vielzahl von Themen abdecken und in Papierform, per Fax oder per E-Mail verteilt werden kann. Im Allgemeinen hängt die Formalität Ihres Memos von der Organisation ab, für die Sie arbeiten, und der Rechtsnatur des Themas. Ein Gebäuderenovierungsmemo dient im Allgemeinen dazu, Mieter, Angestellte, Eigentümer oder Arbeiter über eine notwendige Renovierung zu informieren, die sich auf ihre Umgebung auswirkt. Erfahren Sie, wie Sie ein Memo für Gebäuderenovierungen schreiben.
Schritte
Schritt 1. Fordern Sie Kopien früherer Memoranden an
Sie können ein Gefühl für den Ton und die Formalität Ihrer Organisation bekommen, indem Sie sich Beispiele früherer Bekanntmachungen ansehen. Bitten Sie Ihren Vorgesetzten, nur die Proben zur Verfügung zu stellen, mit denen er zufrieden ist.
Schritt 2. Besorgen Sie Kopien der Kontaktinformationen aller Personen, die von diesem Memo betroffen sind
Sie müssen jeder Partei eine Kopie zusenden, und es kann einige Tage oder Wochen dauern, bis Sie alle erforderlichen Adressen oder E-Mails erhalten.
Schritt 3. Sammeln Sie alle Fakten, die erforderlich sind, um die Notwendigkeit einer Gebäudesanierung nachzuweisen
Wenn ein Wohnungs- oder Wohnungsrat einen Antrag zur Genehmigung der Renovierung angenommen hat, fordern Sie eine Kopie des Antrags an, damit er angefordert oder verteilt werden kann. Je größer die Renovierung, desto mehr Nachweise benötigen Sie.
Schritt 4. Legen Sie Fristen fest
Bei größeren Renovierungsarbeiten sollten Sie das Memo möglicherweise rechtzeitig im Voraus senden, damit die erforderlichen Anpassungen vorgenommen werden können. Wenn die Renovierung in letzter Minute erfolgt, legen Sie Datum und Uhrzeit fest, einschließlich der Zeit, in der die Personen ihre Unterkünfte beziehen können.
Schritt 5. Schreiben Sie eine Gliederung Ihres Memos
Jedes geschäftliche Schreiben wird verwendet, um den Leser von etwas zu überzeugen. Erstellen Sie unter Überschriften einen Entwurf, der das Memothema, die Beschreibung, die Fristen und Termine, den Nachweis und die Kontaktinformationen für eine Nachverfolgung enthält.
Schritt 6. Strukturieren Sie Ihr Memo
Verwenden Sie das Logo und die Struktur des Unternehmens, wenn es sich um ein Memo handelt, das unter dem Namen eines Unternehmens erstellt wird. Im Folgenden finden Sie Richtlinien zum Formatieren eines Memos:
- Platzieren Sie den Namen des Empfängers in der oberen linken Ecke des Textverarbeitungsdokuments. Es kann ein allgemeiner oder spezifischer Name sein, aber er sollte leicht erkennbar sein, damit die Person weiß, dass sich das Memo zur Gebäudesanierung auf sie bezieht.
- Geben Sie als Nächstes die Person, die Personen oder das Unternehmen ein, die das Memo schreiben. Wenn Sie das Memo für eine Abteilung oder ein Unternehmen schreiben, müssen Sie möglicherweise eine Genehmigung anfordern, bevor Sie das Memo unter dem Namen einer anderen Person versenden.
- Tragen Sie das Datum unten ein. Memos sollten ziemlich schnell erstellt werden, da sie normalerweise jemanden bitten, etwas rechtzeitig zur Kenntnis zu nehmen.
- Schreiben Sie das Thema des Gebäudesanierungsmemos mit den bestmöglichen beschreibenden Worten. Anstatt beispielsweise "Betreff: Gebäuderenovierungen" zu schreiben, schreiben Sie "Aufzugsreparatur, 30. August 6:00 bis 8:00 Uhr".
- Schreiben Sie den Nachrichtentext. Schreiben Sie den Zweck, warum die Renovierung notwendig ist, warum die Renovierung dem Leser nützt und die notwendigen Nachweise, wie die Bauordnung oder Sicherheitsaspekte. Sei direkt; Versuchen Sie, keine Texte einzufügen, die Ihre Botschaft nicht unterstützen.
Schritt 7. Fügen Sie ggf. Aufzählungspunkte oder Listen hinzu
Menschen lesen eher Memos, die keine Textblöcke sind. Da Memos ziemlich informell sind, können Sie Aufzählungslisten erstellen oder fettgedruckten Text verwenden, um einen bestimmten Abschnitt des Renovierungstermins oder -zwecks hervorzuheben.
Schritt 8. Bearbeiten Sie Ihr Memo auf 1 Seite
Wenn Sie vielen Leuten ein Memo geben, ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass sie es lesen, es kurz zu halten. Wenn es zu lang ist und der Zweck nicht sofort klar ist, können sie es weglegen, bis sie Freizeit haben.
Dies gilt nicht für Rechtsmemorandum und einige Unternehmensnotizen, die Bauberichte oder Vorstandsanträge enthalten. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Länge Ihr Publikum erwartet
Schritt 9. Prüfen Sie Ihr Memo auf Rechtschreib- und Grammatikfehler
Wenn Ihre Schreibfähigkeiten nicht gut sind, geben Sie es einem Vorgesetzten oder Kollegen, der es bearbeiten kann.
Schritt 10. Unterschreiben Sie den Brief
Sobald es genehmigt ist, möchten Sie es unterschreiben und datieren, um es offiziell zu machen. Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen und die Kontaktinformationen aller Personen, an die sie Fragen richten können, am Ende des Memos ein.
Schritt 11. Fügen Sie die erforderlichen Anhänge hinzu
Drucken Sie Kopien des Memos und der Anhänge für jeden Ihrer Kontakte aus. Heften Sie sie vor der Zustellung an das Memo.
Schritt 12. Liefern Sie Ihr Memo rechtzeitig
Die Leute werden Zeit brauchen, um während der Renovierungsarbeiten Pläne zu schmieden, also versuchen Sie, ihnen die Informationen zu übermitteln, wenn sie angekündigt werden.
