Viele von uns waren schon dort … und haben versucht, den Kopf gesenkt zu halten, während der Chef entscheidet, dass jemand die Weihnachtsfeier im Büro planen muss, nur um seinen Blick auf uns fallen zu lassen und zu sagen: "Du da, du warst großartig in der Organisation des Kaffees letzte Woche laufen, müssen Sie Ihre Talente für die Weihnachtsfeier im Büro einsetzen!" Nach einem inneren Stöhnen stimmen Sie zu und dann beginnt die eigentliche Herausforderung – wo fängt man überhaupt an? Befolgen Sie die folgenden Schritte und Sie sollten das Ganze im Handumdrehen genäht haben!
Schritte
Schritt 1. Entscheiden Sie, wo Sie die Party abhalten möchten
Sie halten es entweder in Ihren Büros oder an einem externen Veranstaltungsort ab. Ihre Entscheidung hängt hauptsächlich von Ihrem Budget und der Anzahl der Teilnehmer ab (fragen Sie nicht, wie viele Personen noch kommen, da dies kompliziert werden könnte. Gehen Sie stattdessen davon aus, dass alle kommen, und verwenden Sie diese Anzahl als Ausgangspunkt, obwohl dies ist ein guter Zeitpunkt, um zu entscheiden, ob Termine eingeladen werden). Ihre wichtigsten externen Optionen sind unten aufgeführt und eine kurze Google-Suche sollte Ihnen helfen, Veranstaltungen und Veranstaltungsorte in Ihrer Nähe zu finden:
- Mieten Sie einen Raum und planen Sie die gesamte Catering- / Unterhaltungs- / Barorganisation selbst. Bei größeren Veranstaltungen kann dies etwas Großes sein, wie ein schickes Hotel oder ein ikonisches Gebäude, das für solche Veranstaltungen renoviert wurde. Für kleinere Veranstaltungen können Sie in Pub-Veranstaltungsräumen und Dorfsälen Ausschau halten.
- Mieten Sie einen Raum und eine Verwaltungsgesellschaft, um eine Veranstaltung für Sie zu erstellen.
- Anmeldung zu einer exklusiven Veranstaltung - bei der der Veranstaltungsort die Themen- / Cateringauswahl festgelegt hat und Sie den gesamten Raum für Ihre Party mieten können.
- Nehmen Sie an einer der vielen gemeinsamen Partys im ganzen Land teil – dies ähnelt einer exklusiven Veranstaltung, mit der Ausnahme, dass Sie den Raum mit anderen Organisationen teilen.
- Mit dem Team zu einem leckeren Weihnachtsessen und anschließenden Getränken. Es ist keine Party an sich, aber es kann sicherlich jeden in festliche Stimmung versetzen!
Schritt 2. Fixieren Sie ein Datum
Sie möchten dies so früh wie möglich tun. Selbst mit viel Vorankündigung ist es wirklich schwer, eine kleine Gruppe von Leuten auf einen festen Termin festzulegen. Stellen Sie sich also vor, wie schwierig es sein wird, wenn Sie es mit nur ein paar Wochen oder einer großen Gruppe tun!
- Am besten wählen Sie ein paar Termine aus, die für Sie und den von Ihnen gewählten Veranstaltungsort geeignet sind, und bitten dann die Leute, über ihre bevorzugte(n) Option(en) abzustimmen.
- Sobald Sie Ihr Ergebnis haben, bevor Sie es Ihrem Team bekannt geben, stellen Sie sicher, dass Sie den Veranstaltungsort buchen können. Sie möchten das Ergebnis nicht nur bekannt geben, um festzustellen, dass der Veranstaltungsort nicht mehr frei ist.
Schritt 3. Laden Sie die Gäste ein
Nachdem der Veranstaltungsort gesichert ist, ist es an der Zeit, dies dem Team mitzuteilen. Senden Sie entweder eine "Save the Date"-E-Mail und folgen Sie etwa einen Monat vor der Party mit formellen Einladungen, wenn Sie alle Details haben. Wenn Sie alle Informationen haben, die Sie benötigen, gibt es keine bessere Zeit, um diese Einladungen zu versenden!
Vergiss nicht, den Leuten mitzuteilen, ob ihre Partner eingeladen sind oder nicht - das erspart dir später viele Fragen
Schritt 4. Wählen Sie das Thema aus
Wenn Sie an einer gemeinsamen Party teilnehmen, können Sie diesen Schritt überspringen, da er für Sie festgelegt wurde, dasselbe gilt für exklusive Partys (aber keine Sorge, diese Veranstaltungen können trotzdem spektakulär sein). Denken Sie an Themen wie "unter dem Meer" oder "Süßwarenladen". Wenn Sie das Thema selbst auswählen (oder zusammen mit einem Veranstaltungsplaner), dann ist es Zeit, ein wenig Spaß zu haben! Ihrer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt, aber hier sind einige Ideen, um die Säfte zum Fließen zu bringen:
- Winter Wunderland
- Feuer Eis
- Rot-Weiss
- Färbe mich hell
- Maskenball
- Jedes der Jahrzehnte
- Filmabend
-
Sobald Sie Ihr Thema ausgewählt haben, schreiben Sie eine Liste aller Dekorationen und Requisiten, die Sie benötigen, und machen Sie sich bereit für einen Mammut-Shopping-Trip!
Schritt 5. Wählen Sie die Essensoptionen aus
2-3 Monate vor der Veranstaltung sollten Sie sich Gedanken über das Catering machen. Wenn Sie nun an einer gemeinsamen Party oder einer exklusiven Party teilnehmen, haben Sie nicht viel zu tun (außer vielleicht Menüoptionen verteilen und Antworten zusammenstellen). Wenn Sie die Veranstaltung hingegen selbst planen, haben Sie eine kleine Aufgabe vor sich!
- Als Erstes sollten Sie sich erkundigen, ob es besondere Anforderungen an Lebensmittel gibt; sind Vegetarier, Veganer, Allergiker etc. anwesend? Wenn ja, stellen Sie sicher, dass Sie auch für sie Optionen haben!
- Wenn Sie sich entscheiden, Caterer zu engagieren, wird Ihre Arbeit ein wenig einfacher. Sie können Ihnen eine Menüauswahl präsentieren, und Sie müssen nur auswählen, was Sie möchten.
- Wenn Sie alles selbst machen, müssen Sie damit beginnen, Listen mit den Speisen zu schreiben, die Sie servieren möchten (Buffet-Stil ist die einfachste Option), Einkaufslisten mit dem, was Sie brauchen, und sehen, ob Sie es schaffen können in einigen Helfern, um alles vorzubereiten!
- Sobald Sie Ihre Liste haben, ist es wahrscheinlich am einfachsten, online zu bestellen und sie direkt an Ihren Veranstaltungsort liefern zu lassen. Supermärkte eignen sich hervorragend dafür und bieten oft Angebote an, mit denen Sie Cent sparen können!
Schritt 6. Entscheiden Sie sich für die Getränke
Auch wenn Sie an einer gemeinsamen oder exklusiven Veranstaltung teilnehmen, ist dies höchstwahrscheinlich in Ihrem Paket enthalten. Aber wenn nicht, müssen Sie herausfinden, wie viel Sie brauchen und wo Sie es bekommen werden!
- Als Faustregel gilt, in der ersten Stunde der Party 2 Getränke pro Gast zuzulassen und danach ein Getränk pro Stunde.
- Wenn Sie Tafelwein anbieten, wird es im Allgemeinen als richtig angesehen, 2 Gläser (eine halbe Flasche) pro Person zuzulassen.
- Machen Sie sich keine Sorgen, dass für jeden Geschmack etwas dabei ist; Es ist in Ordnung, nur ein paar verschiedene alkoholische Getränke auszuwählen - die Leute sind im Allgemeinen weniger wählerisch, was sie trinken, wenn es kostenlos ist, und es wird Ihnen eine Menge Kopfschmerzen ersparen!
- Softdrinks und Wasser nicht vergessen - es wird nicht nur Menschen geben, die keinen Alkohol trinken wollen oder können, sondern Sie müssen auch sicherstellen, dass die alkoholischen Gäste dies sicher tun - und das bedeutet auch Zugang zu alkoholfreien Getränken zu haben.
Schritt 7. Planen Sie die Unterhaltung für den Abend
Es kann sein, dass der Veranstaltungsort es für Sie anlegt, aber wenn nicht, müssen Sie es selbst arrangieren. Zumindest möchten Sie sicherstellen, dass Sie Musik haben, zu der die Leute tanzen können (und dies ist für die meisten Leute ausreichend), aber wenn Sie Zeit und Kleingeld im Budget haben, können Sie Unterhaltung hinzufügen wie:
- Casino-Tische
- Ruckelnde Broncos
- Magier
- Akrobaten
- Gruppenspiele wie Riese Jenga & Riese Twister
- Photobooth (mit lustigen Requisiten!)
