Die Ablage ist oft eine notwendige Aufgabe für die Arbeit und zu Hause. Wenn Sie die Ablage zu lange auslassen, können Sie einen großen Stapel Papier anhäufen, dessen Sortierung Stunden oder sogar Tage in Anspruch nehmen wird. Um Ihren Posteingang übersichtlich zu halten, sortieren Sie alle Papiere, die Sie täglich erhalten. Erstellen Sie dann ein für Sie geeignetes Ablagesystem. Verwenden Sie Ihr System zum Sortieren von Papieren, damit Sie bei Bedarf jederzeit auf wichtige Dokumente zugreifen können!
Schritte
Methode 1 von 3: Umgang mit Ihrem täglichen Papierzufluss
Schritt 1. Erstellen Sie einen zentralen Posteingang, um Papiere aufzubewahren, bis Sie sie sortieren können
Ein zentraler Posteingang ist der Ort, an dem Sie alle Papiere ablegen, die täglich auf Ihrem Schreibtisch oder in Ihrem Briefkasten landen. Dies kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben, bis Sie Zeit haben, jedes Element zu sortieren und zu handhaben.
- Sie können einen kleinen Karton als zentralen Posteingang verwenden oder sich dafür eine spezielle Box, einen Korb oder ein Tablett besorgen.
- Stellen Sie die Box an eine Ecke Ihres Schreibtisches, auf einen Tisch in der Nähe Ihrer Haustür oder an eine andere sichtbare Stelle, damit Sie sie nicht vergessen.
Schritt 2. Gehen Sie täglich den Posteingang durch und legen Sie wichtige Dinge beiseite
Sehen Sie sich jeden Artikel in Ihrem Posteingang einmal täglich an, um nach Artikeln zu suchen, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Dies können Rechnungen sein, die bald fällig werden, Partyeinladungen oder zeitkritische Formulare. Legen Sie diese Gegenstände beiseite, damit Sie sich sofort darum kümmern können.
Vielleicht möchten Sie eine zweite Box in einer anderen Farbe als die erste Box, in die Sie dringende Gegenstände legen können. Beispielsweise könnten Sie ein rotes Kästchen erhalten, um anzuzeigen, dass es sich um dringende Artikel handelt
Schritt 3. Legen Sie die Elemente, die Sie ablegen möchten, in eine Ablagebox
Bewahren Sie eine dritte Box neben dem zentralen Posteingang und der Eilbox auf. Verwenden Sie dies als Sammelpunkt für Artikel, die Sie ablegen möchten. Dies wird Ihnen helfen, sie zu organisieren, bis Sie bereit sind, sie abzulegen.
Stellen Sie sicher, dass dieses Feld eine andere Farbe hat als die anderen Felder. Andernfalls können die Boxen verwechselt werden
Schritt 4. Werfen Sie nicht benötigte Gegenstände in einen Papierkorb
Alle Junk-Mails oder andere nicht unbedingt benötigte Artikel, die in Ihrem Posteingang landen, können direkt in den Papierkorb gelangen. Identifizieren Sie diese Elemente, während Sie die Dokumente durchsehen, und verschieben Sie sie sofort in den Papierkorb, damit Ihr Posteingang übersichtlich bleibt.
- Stellen Sie Ihren Papierkorb auf den Boden, damit Sie ihn nicht mit Ihren anderen Kartons verwechseln.
- Wenn nicht benötigte Gegenstände persönliche Informationen enthalten, vernichten Sie diese, bevor Sie sie entsorgen.
Methode 2 von 3: Auswahl eines Ablagesystems
Schritt 1. Legen Sie eine monatliche und eine tägliche Datei fest, wenn Sie viele Aufgaben zu verwalten haben
Dies ist als Tickler-Ablagesystem bekannt und ist eine großartige Möglichkeit, den Überblick zu behalten, was Sie jeden Tag tun müssen. Legen Sie für jeden Monat einen Dateiordner und für jeden Tag des Monats einen Ordner fest. Fügen Sie dann Elemente in die Dateien ein. Ordnen Sie die Elemente nach den Daten ab, die Sie für die Bearbeitung benötigen.
Wenn Sie beispielsweise am 23. September eine Rechnung bezahlen müssen, legen Sie die Rechnung in den Ordner für dieses Datum ein
Schritt 2. Ordner alphabetisch ablegen, um wichtige Dokumente griffbereit zu halten
Die alphabetische Ablage ist nützlich, um Dateien für einzelne Personen, Unternehmen oder Themen zu finden. Dies kann ideal sein, wenn Sie viele Kunden haben und zu jedem eine Datei führen möchten oder wenn Sie Ihre Heimablage auf einfache Weise verwalten möchten.
- Achten Sie darauf, den Nachnamen von Personen an erster Stelle auf Dateietiketten zu platzieren, z. B. „Jones, Susan“oder „Watson, David“.
- Ignorieren Sie Wörter wie „The“, „A“und „An“, wenn Sie nach dem Firmennamen einreichen. Wenn Sie beispielsweise einen Kunden haben, dessen Geschäft „The Cake Goddess“heißt, dann reichen Sie die Datei gemäß dem „C“in „Cake“ein und ignorieren Sie das „T“in „The“bei der Einreichung.
Schritt 3. Wählen Sie ein numerisches Ablagesystem für kurzfristige Ablageanforderungen
Wenn Sie ein kurzfristiges Projekt haben, für das Sie Aufzeichnungen führen möchten, kann ein numerisches Ablagesystem am besten funktionieren. Dabei weisen Sie jedem Dokument eine Nummer zu und legen es nach Nummer ab. Beachten Sie jedoch, dass Sie auch nachverfolgen müssen, welches Dokument welcher Nummer entspricht, z. B. mithilfe einer Tabellenkalkulation.
- Sie können beispielsweise alle Artikel, die Sie in der Woche vom 14. März erhalten haben, einem Dateiordner mit der Bezeichnung 1 zuweisen, dann alle Artikel für die Woche vom 21. März in einer Datei mit der Bezeichnung 2 usw.
- Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Dateien nach Datum zu kennzeichnen und chronologisch zu ordnen. Beispielsweise könnten Artikel, die am 2. Mai 2018 eingegangen sind, in einer Datei mit der Bezeichnung 02.05.2018 aufbewahrt werden.
Schritt 4. Kodieren Sie Ihre Dateien farblich, damit Sie Artikel schnell und einfach finden können
Weisen Sie jeder Kategorie Ihrer Dateien eine Farbe zu. Dies hilft Ihnen, eine Kategorie von Dateien auf einen Blick zu finden.
- Verwenden Sie beispielsweise Rot für Arztrechnungen, Blau für Steuern und Grün für Versicherungen.
- Um numerische oder alphabetische Dateien farblich zu kennzeichnen, weisen Sie einem numerischen oder alphabetischen Bereich eine Farbe zu, z. B. die Dateien 1-25 oder A-G grün, 25-50 oder H-M lila und 50-75 oder N-R gelb machen.
Schritt 5. Fügen Sie zusätzliche relevante Informationen zum Dateiordner hinzu
Das Hinzufügen zusätzlicher Informationen zur Beschreibung des Inhalts der Akte oder erforderlicher Maßnahmen trägt ebenfalls dazu bei, Ihr Ablagesystem effizienter zu machen. Dazu können Sie eines oder mehrere der folgenden Elemente hinzufügen:
- Dateinummer oder Name
- Dateititel
- Datum, an dem die Datei geöffnet und geschlossen wurde
- Name der Abteilung oder des Teams
- Computerdatensatznummer
- Entsorgungsdatum und Entsorgungsmethode
Methode 3 von 3: Papiere in Dateien organisieren
Schritt 1. Legen Sie das neueste Dokument oben auf die Datei
Verwenden Sie dazu das im Dokument angegebene Datum. Nachdem Sie Ihre Papiere zum Ablegen bereit und Ihr Ablagesystem eingerichtet haben, können Sie damit beginnen, Elemente in Dateien abzulegen. Stellen Sie immer sicher, dass die neuesten Dokumente für jede Datei ganz oben stehen, damit sie leicht zugänglich sind.
Wenn Sie beispielsweise eine Akte für Ihre Wohngebäudeversicherung haben, möchten Sie den neuesten Datensatz Ihrer bezahlten Wohngebäudeversicherung oben in der Akte platzieren
Schritt 2. Bewahren Sie Anhänge mit den Dokumenten auf, auf die sie sich beziehen
Wenn Sie relevante Quittungen oder andere Dokumente haben, die zusammen mit einem anderen Dokument aufbewahrt werden müssen, stellen Sie sicher, dass Sie diese zusammen in derselben Datei aufbewahren. Vielleicht möchten Sie sogar Anhänge mit Heftklammern oder Büroklammern auf die Rückseite des Dokuments heften.
Wenn Sie beispielsweise eine Quittung für die Zahlung Ihrer Stromrechnung haben, heften Sie diese hinter die Rechnung, falls Sie darauf verweisen müssen
Schritt 3. Legen Sie große Dokumente in separate Umschläge
Sie können diese Umschläge hinter den Dateien ablegen, auf die sie sich beziehen. Achten Sie darauf, eine Beschreibung des Inhalts auf der Vorderseite des Umschlags beizufügen. Dies wird dazu beitragen, Unordnung in Ihren Dateien zu vermeiden und die Effizienz Ihres Ablagesystems zu verbessern.
Wenn Sie beispielsweise die Blaupausen für ein Projekt haben, an dem Sie arbeiten, können Sie diese in einen großen Umschlag stecken
Schritt 4. Legen Sie das Originaldokument ab und entsorgen Sie alle Kopien
Keine Duplikate einzureichen hilft, Verwirrung zu vermeiden, wenn Sie in Ihren Dateien nach einem Element suchen. Wenn Sie auf Duplikate stoßen, entsorgen Sie diese und legen Sie nur das Originaldokument ab.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Dokument das Original ist, müssen Sie möglicherweise beide Elemente einreichen, um sicherzustellen, dass Sie das Original haben. Versuchen Sie jedoch, dies nicht zu oft zu tun, da sich Ihre Dateien sonst schnell anhäufen
Tipps
- Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie einen Artikel archivieren oder recyceln sollen, bewahren Sie ihn 30 Tage lang auf und überprüfen Sie ihn dann erneut.
- Das Scannen nicht unbedingt erforderlicher Dokumente ist eine weitere gute Möglichkeit, den Papierkram zu beseitigen und gleichzeitig die Informationen in einem Dokument zu erhalten, falls Sie sie benötigen.
