Das Organisieren von Office-Dateien kann eine schwierige Aufgabe sein, insbesondere wenn Sie über große Mengen an Dateien und Dokumenten verfügen, aber es muss kein mühsamer Prozess sein. Eine vorausschauende Planung und Entscheidung für ein Dateisystem kann Ihnen dabei helfen, Ihre Dateien entsprechend Ihrem Unternehmen zu organisieren und sicherzustellen, dass Sie wichtige Dokumente effizienter finden. Sobald Sie Ihre Dateien in Ordnung haben, müssen Sie sich an ein konsistentes System halten, um Ihre Dateien auf diese Weise zu verwalten.
Schritte
Methode 1 von 3: Ein System entwickeln
Schritt 1. Erstellen Sie Dateikategorien
Wenn Sie Ihre Dateien organisieren möchten, müssen Sie zunächst entscheiden, welche Hauptkategorien Sie zum Sortieren verwenden. Verschiedene Arten von Büros haben verschiedene Arten von Kategorien, aber das allgemeine System ist dasselbe. Sie müssen ein System finden, das Ihre Dateien sinnvoll sortiert.
Wenn Sie beispielsweise in einer Anwaltskanzlei arbeiten und Mandantenakten organisieren müssen, können Sie nach allgemeinen Fallarten sortieren: Rechtsstreit, Nachlass, Gesellschaft, Verwaltung und andere
Schritt 2. Unterkategorien einrichten
Innerhalb jeder einzelnen Kategorie können Sie spezifischer werden, indem Sie eine Liste von Unterkategorien erstellen. Jedes einzelne Blatt Papier, das abgelegt werden muss, kann durch zwei Begriffe definiert werden – die allgemeine Kategorie und dann die Unterkategorie.
Wenn Sie beispielsweise ein Ablagesystem für Finanzangelegenheiten einrichten, können Sie eine allgemeine Kategorie „Ausgehende Zahlungen“erstellen und dann Unterkategorien von Lieferanten, Lieferanten, Dienstleistungen, Fachleuten und Verwaltungskosten einrichten
Schritt 3. Verwenden Sie ein Farbcodierungssystem
Das klingt einfach, kann aber eine sehr effektive Möglichkeit sein, Ihre Dateien für den schnellen Zugriff zu organisieren. Entscheiden Sie, wie viele verschiedene Kategorien Sie in Ihrem Ablagesystem haben werden, und verwenden Sie dann so viele verschiedene farbige Ordner.
Anstatt vollständig farbige Ordner zu verwenden, können Sie normale Manila-Ordner verwenden und farbige Aufkleber erhalten. Sie können die Aufkleber dann auf der oberen Registerkarte, am Rand des Ordners oder auf beiden für mehr Sichtbarkeit anbringen
Schritt 4. Beschriften Sie die Dateien
Jede Akte in Ihrem Büro hat jetzt einen klaren Platz. Sie sollten das Etikett klar und ordentlich auf die Registerkarte jedes Ordners schreiben, damit Sie wissen, wo es hingehört. Die Beschriftung jedes einzelnen Ordners sollte mit der allgemeinen Kategorie beginnen und dann von der spezifischen Unterkategorie gefolgt werden. Ein Ordner, der Aufzeichnungen über Zahlungen an Ihre Kreditoren enthält, hätte beispielsweise die Bezeichnung „Ausgehende Zahlungen / Kreditoren“.
- Die Etiketten auf jeder Datei sollten so sauber und einheitlich wie möglich gedruckt werden. Sie können ganz einfach Softwarepakete kaufen, mit denen Sie Etiketten formatieren können, damit Sie sie mit Ihrem Computer eingeben und ausdrucken können.
- Wenn Sie Ihre Etiketten mit Ihrem Computer drucken, sollten Sie eine einheitliche Schriftgröße und einen einheitlichen Stil verwenden. Wenn Sie von Hand drucken, sollten Sie versuchen, konsistent und so sauber wie möglich zu sein.
Schritt 5. Sortieren Sie die Dateien alphabetisch
Wenn Ihr Ablagesystem eingerichtet ist und Sie alle Ihre Ordner erstellt haben, ordnen Sie sie. Sie sollten die allgemeinen Ordner alphabetisch sortieren. Innerhalb jedes allgemeinen Ordners sollten die Unterkategorien ebenfalls alphabetisch sortiert sein.
Sie können einige Informationen nach Datum statt nach Themenbezeichnung sortieren. In diesem Fall müssen Sie selbst entscheiden, ob es sinnvoller ist, Ihre Dateien mit den neuesten Einträgen vorne zu sortieren und in die ältesten zu verschieben oder umgekehrt
Schritt 6. Lassen Sie in jeder Aktenschublade einige Zentimeter Platz
Wenn Sie Ihr Ablagesystem einrichten, müssen Sie Platz lassen, damit die Dateien wachsen können. Im Laufe der Zeit werden Sie zweifellos weitere Papiere erhalten, die Sie jedem Ordner hinzufügen können. Lassen Sie Platz für Ihre Dateien zum Erweitern. Andernfalls haben Sie später die schwierige Aufgabe, ganze Abschnitte oder Aktenschubladen zu verschieben, um Platz zu schaffen.
Methode 2 von 3: Sortieren von ungeordneten Dateien
Schritt 1. Sammeln Sie alle Materialien, die abgelegt werden müssen
Wenn Sie mit einer Sammlung von Papieren beginnen, die nicht organisiert und ungeordnet sind, müssen Sie zunächst die Papiere zusammenziehen. Suchen Sie sich einen Arbeitsplatz und sammeln Sie alles auf einem Haufen. Anschließend können Sie an der Organisation arbeiten.
Schritt 2. Trennen Sie die Papiere in zwei Gruppen für „Aktion“und „Einreichen“
” Als ersten Schritt sollten Sie einen Ordner oder Stapel für alles erstellen, was sofortiges Handeln erfordert. Diese Papiere sollten nicht abgelegt werden, oder Sie erinnern sich möglicherweise nicht daran, die zu erledigenden Arbeiten zu erledigen. Legen Sie diesen "Aktionsordner" beiseite, um ihn bald zu bearbeiten. Fahren Sie dann mit der Ablage der restlichen Papiere fort.
Organisieren Sie die Datei „Aktion“. Die Papiere, die sofort bearbeitet werden müssen, sollten in kleinere Gruppen einsortiert werden, basierend auf der Arbeit, die Sie erledigen müssen. Richten Sie beispielsweise Unterkategorien wie Anrufen, Schreiben, Liefern und Bezahlen ein
EXPERTENTIPP
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Schritt 3. Nehmen Sie jedes Papier einmal auf
Treffen Sie beim Durchsehen der losen Papiere, die Sie einreichen, Entscheidungen zu jedem einzelnen Dokument. Nehmen Sie das Papier zur Hand, lesen Sie es durch, entscheiden Sie, zu welcher Kategorie und Unterkategorie es in Ihrem Ablagesystem gehört, und legen Sie es dann weg. Wenn Sie auf diese Weise arbeiten, können Sie Ihre Ablage konsistent halten und Zeit sparen, indem Sie jeden Artikel nur einmal bearbeiten.
Wenn Sie jeden Artikel überprüfen, sollten Sie feststellen, ob Sie ihn überhaupt behalten müssen. Wenn das Papier etwas ist, das bereits bearbeitet wurde und das Sie nicht als Aufzeichnung aufbewahren müssen, ziehen Sie es in Betracht, es zu entsorgen, anstatt es abzuheften
Schritt 4. Entfalten Sie jedes Element
Die meisten Papiere, die Sie haben, sind wahrscheinlich in Korrespondenz gekommen und wahrscheinlich in Umschlägen und gefaltet. Nehmen Sie die Papiere aus den Umschlägen, öffnen Sie sie flach und legen Sie sie dann ab. Wenn Sie jedes Papier auf diese Weise ablegen, passen Ihre Ordner gleichmäßig in die Ordnerschublade, ohne sich dort auszubeulen, wo sich die gefalteten Papiere stapeln.
- Entscheiden Sie, ob Sie Umschläge aufbewahren müssen. In den meisten Fällen sind die Umschläge unnötig und können entsorgt werden. Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass Sie möglicherweise einen Zustellnachweis oder einen Nachweis eines Poststempels benötigen, sollten Sie den Umschlag an die Papiere heften und zusammenhalten.
- Mehrere Papiere sollten zusammengeheftet werden. Dies verhindert, dass Dinge getrennt werden oder verloren gehen. Heftklammern sind Büroklammern vorzuziehen, weil sie (a) gleichmäßiger in die Akten passen und (b) nicht das Problem des Abrutschens haben.
Methode 3 von 3: Verwalten Ihrer Dateien
Schritt 1. Verwenden Sie einen „To File“-Korb
Wenn neue Korrespondenz in Ihr Büro gelangt oder neue Papiere erstellt werden, können Sie diese möglicherweise nicht sofort ablegen. Sie sollten alles, was abgelegt werden muss, an einem einzigen Ort ablegen, wenn Sie dazu in der Lage sind. Ein Korb auf Ihrem Schreibtisch mit der Aufschrift „To File“ist eine gute Möglichkeit, diese Papiere beiseite zu legen, bis Sie fertig sind.
Schritt 2. Legen Sie einen einheitlichen Zeitpunkt fest, um an der Einreichung zu arbeiten
Wenn Sie können, planen Sie jeden Tag oder jede Woche eine einheitliche Zeit ein, zu der Sie an der Einreichung neuer Papiere arbeiten können. Wenn Sie das Ablegen zu einem festen Bestandteil Ihrer Routine machen, werden Sie eher damit Schritt halten.
- Sie können beispielsweise die letzte halbe Stunde eines jeden Tages für die Ablage der Tagespapiere reservieren. Wenn die Zeit nicht ausreicht, können Sie versuchen, Ihre Akte zweimal täglich zu erledigen, kurz bevor Sie zum Mittagessen gehen und dann kurz bevor Sie für den Tag aufbrechen.
- Der Schlüssel zum Erfolg sind Beständigkeit und Wiederholung.
Schritt 3. Stellen Sie sicher, dass andere Personen mit Zugriff auf die Dateien das System verstehen
Wenn Sie die einzige Person sind, die Ihre Dateien verwendet, sollten Sie die von Ihnen erstellte Reihenfolge problemlos beibehalten können. Wenn jedoch andere Personen die Papiere in Ihren Akten verwenden müssen, sollten Sie sicherstellen, dass sie das von Ihnen erstellte System verstehen und befolgen. Ein Ablagesystem ist nicht hilfreich, wenn Papiere falsch abgelegt und in falsche Ordner abgelegt werden.
Es kann effizienter und effektiver sein, wenn Sie anbieten, alles zu besorgen, was jemand anderes in Ihrem Büro möglicherweise benötigt, und ihn dann bitten, alles direkt an Sie zurückzugeben. Dann können Sie sicher sein, dass alles korrekt nachgefüllt wird
Schritt 4. Bewahren Sie wichtige Dokumente an einem sicheren Ort auf
Einige spezielle Materialien müssen möglicherweise an separaten, speziellen Orten aufbewahrt werden. Einige Papiere müssen beispielsweise in einem Safe oder in einem feuerfesten Schließfach aufbewahrt werden. Möglicherweise müssen Sie einige Materialien sogar außerhalb des Unternehmens, in einem Bankschließfach oder in der Anwaltskanzlei Ihres Unternehmens aufbewahren.
Schritt 5. Überprüfen Sie Ihre Dateien regelmäßig
Mindestens einmal im Jahr, bei Bedarf auch öfter, sollten Sie sich Zeit nehmen, um Ihre Unterlagen zu überprüfen. Der Zweck dieser Überprüfung besteht darin, zu entscheiden, ob es Papiere oder ganze Ordner gibt, die entsorgt oder vielleicht in ein externes Lager verschoben werden können. Wenn etwas nie wieder benötigt wird, sollten Sie es entsorgen. Wenn es sich um etwas handelt, von dem Sie nicht erwarten, dass es regelmäßig verwendet wird, aber möglicherweise als Aufzeichnung aufbewahrt werden muss, sollten Sie es an den Speicher senden.
